Arbeiten mit Excel

Ein gutes Programm, um den Bücherbestand zu katalogisieren, ist Excel. Dieses Programm eignet sich gut, um die Bücher nach Autor, Verlag oder Titel zu ordnen. Auch empfiehlt es sich, die Bücher nach Erscheinungsdatum und Ort zu katalogisieren. Hierdurch kann man im Abgleich mit dem Verlag genau feststellen, um welche Ausgabe es sich handelt. Als Alternative kann man hierzu auch die ISBN-Nummer dokumentieren. Neben diesen Eigenschaften lässt sich noch das Genre festhalten, was vor allem bei Bücherbeständen mit einer Vielzahl von Genrevertretern nützlich ist.

Ein Vorteil von Excel ist, dass man Bücher entweder über die Suchfunktion finden oder über die Filterfunktion nach verschiedenen Kategorien alphabetisch sortieren kann. So lässt sich auch ein unübersichtlicher Bestand schnell überblicken und dass ein oder andere Buch wiederfinden. Hierzu ist es allerdings ratsam, seine Regale mit Notationen zu versehen, um das Buch mithilfe der Excel-Tabelle wiederzufinden.

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Als anschauliches Beispiel haben wir bei uns die Fantasy-Abteilung abgebildet. Die Regale haben wir hierbei einfachhalber mit dem Kürzel Fanta (für Fantasie) abgekürzt und je nach Regalelement mit Buchstaben alphabetisch unterteilt. Sicherlich hätte man auch die Kategorien genauer definieren können, bspw. indem man die Autoren unter dem Kürzel „Fanta“ nennt. (Siehe hierzu unser Kapitel zur Notation). Darauf haben wir in unserer Bibliothek aber bewusst verzichtet, zum einen, um eine einfachere Übersicht von unserem Bestand zu erhalten, zum anderen, weil wir relativ viele Reihen besitzen, in denen unterschiedliche Autoren vorkommen.

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Die Beschriftungen Fanta A, Fanta B, Fanta C, usw. helfen schnell mit Hilfe von Excel ein Buch im Regal zu finden

Mithilfe der gesetzten Notationen und unserer Bestandsliste in den Excel-Tabellen lassen sich viele Titel schnell in den Regalen wiederfinden.

Es bietet sich an, vor allem bei großen Buchbeständen, Belletristik von Sachbüchern zu trennen. Eine Sachbuchreihe wirkt neben Fantasy- oder Scifi-Büchern nicht nur deplatziert, sie sind auch schwer wiederzufinden. Es bietet sich daher auch an, eine Trennung im digitalen Bereich vorzunehmen, indem man für Sachbücher eine eigene Excel-Tabelle anlegt. Dabei können bei den Sachbüchern einzelne Kategorien hinzugefügt werden, wie bspw. Thema oder Fachgebiet (Physik, Geologie, etc.). Je nach dem wie differenziert der Sachbuchbestand in einem Thema ist, kann man hierbei noch genauer differenzieren (Alte Geschichte, Mittelalter, Neuere und Neueste Geschichte, Gegenwartsgeschichte). Eine solche Differenzierung bietet sich natürlich auch für Romane und belletristische Werke an (High Fantasy, Low Fantasy, Science Fantasy, Urban-Fantasy, Dark Fantasy). Solche Kategorisierungen eignen sich meist, wenn der Bestand eine solche Bandbreite an Werken aufweist, dass eine nähere Differenzierung Sinn macht, um die Bücher schneller zuzuordnen.

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